Hoe stel je een verzuimprotocol op?

Heb je een bedrijf met een of meer personeelsleden? Dan heb je als werkgever natuurlijk te maken met allerlei regels op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Wat zijn de rechten en plichten van de werknemer en van jou als werkgever? Daar zijn de afspraken met betrekking tot ziekmeldingen ook een belangrijk onderdeel van. Volgens het UWV is er al sprake van langdurig ziekteverzuim als een werknemer langer dan vier weken niet kan komen werken. En dan treedt het verzuimbeleid in werking. Om alles in goede banen te leiden, is het belangrijk dat je je aan het bijbehorende verzuimprotocol houdt.

Wet verbetering Poortwachter

Volgens de wet ben je als werkgever verplicht om met een verzuimbedrijf te zorgen dat je werknemer, al tijdens het ziekteverzuim, een re-integratieplan krijgt. Het verzuimbedrijf is de specialist die jou als werkgever daarin begeleidt. Deze re-integratie is onderdeel van het verzuimbeleid, waarin is opgenomen wat de te volgen procedures zijn en vooral, op welke momenten bepaalde stappen genomen moeten worden. Op het moment dat je als werkgever daar niet de juiste invulling aan geeft, zijn de gevolgen groot. Je zult dan langer loon moeten doorbetalen dan je voorzien had. Om die reden leg je de gemaakte afspraken met hulp van het verzuimbedrijf, vast in een verzuimprotocol.

Wat staat er in het verzuimprotocol?

Een van de belangrijke zaken die in het verzuimprotocol is opgenomen, is hoe een werknemer zich ziek moet melden. Dus is dit alleen telefonisch mogelijk, kan het per mail of bijvoorbeeld ook via een tekstbericht met je smartphone. Ook is vastgelegd bij wie de ziekmelding gedaan moet worden en op welk moment dat plaats moet vinden, bijvoorbeeld voor aanvang werktijd, of uiterlijk binnen een uur nadat de werknemer had moeten beginnen. Maar ook andere zaken zijn in het verzuimprotocol vastgelegd. Er is precies omschreven hoe de begeleiding van de zieke werknemer zal plaatsvinden, hoe de regeling met betrekking tot de loondoorbetaling eruit ziet en hoe het re-integratie traject wordt aangepakt. Kort gezegd is het verzuimprotocol een document waarin de rechten en plichten van zowel de werkgever als de werknemer opgenomen zijn.

Hoe voer je het verzuimprotocol uit?

Omdat de uitvoering van het verzuimprotocol nauw luistert, is het belangrijk dat je de stappen die genoemd worden in het verzuimprotocol, goed uitvoert. Daarom is het raadzaam om gebruik te maken van speciale software die bijvoorbeeld een verzuimspecialist biedt. Zo weet je zeker dat je de juiste handelingen verricht die in het re-integratietraject van de werknemer passen. Ook weet je zeker dat je voldoet aan alle voorwaarden omtrent de wettelijke privacy regels. Omdat het tijdstip waarop je bepaalde acties uit het verzuimprotocol in gang zet, bepalend zijn voor de loondoorbetalingsplicht, is het ook nuttig om dit in een goed geautomatiseerd systeem te administreren. Zo voorkom je dat je te laat bent met de volgende fase van het traject, die je volgens de Wet verbetering Poortwachter moet uitvoeren. En zo houd je als werkgever volledig zicht op het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer. Met een goed verzuimprotocol help je de werknemer om zo probleemloos mogelijk te re-integreren en heb je zelf een minimale belasting van je tijd en capaciteit, terwijl je toch aan alle regels voldoet.