Een goede personeelsadministratie: wat leg je allemaal vast?

Als je medewerkers in dienst hebt, krijg je automatisch te maken met de nodige administratie. Denk aan arbeidsovereenkomsten, salarisgegevens, vakantiedagen en wijzigingen in arbeidsvoorwaarden. Zo ontstaat er gedurende een dienstverband behoorlijk wat informatie. Het is verstandig om deze gegevens overzichtelijk bij te houden, want dan kun je ze later makkelijker terugvinden.

Begin bij de arbeidsovereenkomst

Een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie zijn de afspraken die je met een medewerker maakt. Denk aan de functie, het salaris, het aantal werkuren en de duur van het dienstverband. Ook wijzigingen tijdens het dienstverband moeten goed worden verwerkt. Gaat iemand bijvoorbeeld meer uren werken of verandert de functie? Zorg er dan voor dat duidelijk wordt vastgelegd welke nieuwe afspraken zijn gemaakt en vanaf wanneer deze gelden.

Houd de salarisadministratie bij

Daarnaast moet een werkgever een loonadministratie voeren. Daarin worden de gegevens bijgehouden die nodig zijn voor de loonberekening en loonheffingen. Denk bijvoorbeeld aan loonstaten en gegevens die nodig zijn voor de aangifte loonheffingen. Een deel hiervan moet gedurende een bepaalde wettelijke termijn worden bewaard. Het kan per type document verschillen welke bewaartermijn van toepassing is.

Vakantie en verlof registreren

Ook vakantiedagen en verschillende vormen van verlof vragen om administratie. Zorg dat je dit goed bijhoudt, want zo weten werkgever en medewerker hoeveel vakantie-uren nog beschikbaar zijn en welke dagen al zijn opgenomen. Bij een groter team kan een digitaal HR-systeem hierbij handig zijn. Voor een klein bedrijf kan een eenvoudiger systeem voldoende zijn.

Wat leg je vast bij ziekte?

Bij een ziekmelding moet een werkgever extra rekening houden met privacy. Je mag niet zomaar vragen naar de medische oorzaak van de ziekte of dergelijke medische gegevens in het personeelsdossier opnemen. De beoordeling van medische informatie is aan de bedrijfsarts of arbodienst. Er zijn wel gegevens rondom een ziekmelding die voor de werkgever relevant kunnen zijn, bijvoorbeeld wanneer iemand zich heeft ziekgemeld en hoe lang de afwezigheid duurt. Bij langduriger verzuim komen daar verschillende stappen rondom re-integratie bij. Meer daarover lees je in dit artikel.

Beperk toegang tot personeelsgegevens

Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke informatie. Het is daarom niet de bedoeling dat iedere medewerker binnen een organisatie daar zomaar bij kan. Bepaal wie toegang nodig heeft en zorg dat documenten op een geschikte plek worden opgeslagen. Dat geldt zowel voor digitale systemen als papieren dossiers. Verwijder gegevens bovendien wanneer je ze niet meer nodig hebt en er geen wettelijke reden is om ze langer te bewaren.